入职交接 · 5–20 人小店
新员工入职 IT 清单：邮箱、电脑、权限第一天就设对
餐馆、诊所、美容院、会计所、贸易公司这类小店，新人来了往往是「先用着」：借同事账号、接着前任的电脑、一个管理员密码大家都知道。这篇给出第一天就该设好的几件事：账号与 MFA、标准 Windows 账号、共享文件夹最小权限、设备更新与加密，并附一张可打印的检查表。它和 离职 IT 交接清单 配套使用。
先做这一步
动手之前：先备份
给新人配电脑之前，如果是接手前任用过的旧电脑、要重装系统、删除旧账号或整理共享文件夹，先确认重要资料有备份。很多小店新人入职是直接「接着用前任那台」，一旦重置或删账号，前任留下的客户资料、报表、收款记录就可能一起没了。至少把客户资料、报税文件、财务表格拷到独立外接硬盘或专门的备份里，并确认能打开。
OneDrive、Google Drive 的同步不等于备份，详见 网盘同步不等于备份。
为什么第一天最重要
入职第一天设对，后面省一大半麻烦
5–20 人的小店，新员工往往是老板或店长「先让他用起来」：借同事的账号、共用一个管理员密码、直接接着前任的电脑和微信。第一天省了 10 分钟，之后可能是几个月都说不清「谁能看什么、谁改了什么」。这篇是 员工离职 IT 交接清单 的配套：入职时建得清楚，离职时才收得干净。
整体思路（远程 / 上门 / 托管怎么选）可以先看 大温华人小企业 IT 怎么选。
账号与登录
账号：一人一个，从第一天开 MFA
- 一人一个公司邮箱 / Microsoft 365 或 Google 账号：用「名字@公司域名」，账号归公司所有。不要让新人用老板的邮箱、不要用共用的 info@ 邮箱登录日常办公。
- 不要直接复制前任的账号或密码：前任的邮箱账号应该先按离职流程处理（转发、委派、归档），再给新人建新账号；邮件需要接手的，用「共享邮箱」或委派给新人，而不是把前任的密码告诉他。
- 第一天就开多重验证（MFA）：邮箱、云盘、网银相关账号都开。优先用验证器 App，而不只是短信；设置时把恢复码保存好。起步方法见 密码与多因素认证起步法。
- 密码交给密码管理器：不要写在便签上，不要在微信群里发初始密码。第一次登录就让新人自己改成新密码。
- 只给需要的授权：收银 / 预约 / 会计软件、银行、供应商网站，按岗位逐个开，不要「全都开」。每个系统记下谁开了、什么时候开的。
Windows 与电脑
电脑：标准账号日常用，管理员账号只有老板或指定的人掌握
- 新人用标准（非管理员）Windows 账号：在「设置 → 账户 → 其他用户」里添加，而不是让他用管理员账号。标准账号可以正常办公，但装软件和改系统设置需要管理员确认，木马和来路不明的安装包就没那么容易得手。
- 管理员账号不日常使用：管理员密码只有老板或指定的人知道，放进密码管理器，不共用、不贴在显示器上。
- 接手旧电脑：先备份，再给新人开新用户：不要让新人直接登前任的 Windows 账号。把前任的用户文件夹备份并交接后，新人使用自己的账号；需要彻底清空再交给新人时，先备份、再重置。
- 开屏幕锁和 Windows Hello / PIN：离开座位自动锁屏，前台和收银机尤其要注意。
- 设备加密：在「设置 → 隐私和安全性 → 设备加密」或 BitLocker 里确认已开启。不同 Windows 版本入口不同，不确定可以让我们远程看一下。万一电脑丢了，加密和恢复密钥能大大降低风险，见 公司电脑丢了或被偷了怎么办。开启前请确认恢复密钥保存在公司账号里，并且已经备份。
- 系统更新和杀毒保持开启：确认 Windows 更新正常、Microsoft Defender 没有被关掉。电脑慢、卡住的话，参考 电脑变慢 10 分钟自查。
- 公共 Wi‑Fi 与访客网络分开：新人的手机不要连到收银机和打印机所在的内部网络，详见 访客 Wi‑Fi 隔离。
共享文件夹
共享文件夹：按岗位给最小权限
最小权限的意思很简单：只给做这份工作需要的，别的先不给。要多的再加，比开始全给、事后收回容易得多。
- 先按岗位建几个文件夹组（例如：前台、财务、客户资料、管理层），权限设在「组」上，新人加入对应的组即可，不要给个人逐个设置。
- 财务表格、报税资料、员工资料这类敏感文件夹，只给需要的人，并且尽量设为「只读」，需要改的人才给「编辑」。
- 公司资料统一放在公司的 OneDrive / SharePoint 或公司 Google Workspace，不要放在员工个人网盘或桌面上。
- 新人岗位变化或调去别的店，及时调整所属的组；离开时按离职流程收回。
- 每个季度花 10 分钟看一次：谁在哪个组里？有没有早就不在的人还有权限？
边界与习惯
不用前任的账号，也不用个人微信传客户资料
- 不使用前任的邮箱、微信或软件账号：客户那边改不过来时，让新人用公司账号对接，并告知客户新的联系人。
- 客户的身份证件、病历相关信息、报税文件、银行资料，不通过个人微信传：用公司邮箱或公司云盘的分享链接。个人微信可以用来日常沟通，但要一人登录自己的号。
- 私人网盘不要登录并同步到公司电脑：详细的边界和规矩见 员工私人微信 / 网盘装公司电脑怎么划清边界。
- 钓鱼邮件先问再点：新人最容易收到「老板急转账」的假邮件，让他们知道遇到可疑邮件先问；已经点了的，参考 企业邮箱钓鱼自查。
- 让新人看一页纸的规矩，并签收：账号不共用、资料放哪里、可疑邮件怎么办、丢了电脑联系谁。
入职清单表
新员工入职 IT 清单表（可直接打印）
下面的表按顺序勾就行。「谁来做」栏可以改成你们店实际的负责人。
| 步骤 | 要做什么 | 谁来做 | 完成 |
|---|---|---|---|
| 1. 备份 | 接手旧电脑或调整账号之前，确认重要资料已有备份并能打开 | 老板 / IT | ☐ |
| 2. 账号 | 创建公司邮箱 / Microsoft 365 或 Google 账号，一人一号；不使用前任账号 | 老板 / IT | ☐ |
| 3. MFA | 新人账号开启 MFA（优先验证器 App），保存恢复码 | 新人 + IT | ☐ |
| 4. 密码 | 初始密码当面或安全方式告知，首次登录自己修改；使用密码管理器 | 新人 | ☐ |
| 5. Windows 账号 | 创建标准（非管理员）账号；管理员账号由老板或指定人保管 | IT | ☐ |
| 6. 电脑设置 | Windows 更新、Defender、屏幕锁、设备加密、恢复密钥保存 | IT | ☐ |
| 7. 共享文件夹 | 按岗位加入对应组，最小权限，财务 / 员工资料默认不给 | IT | ☐ |
| 8. 业务系统 | 收银 / 预约 / 会计软件按岗位逐个授权，记录开通人和日期 | 老板 / 店长 | ☐ |
| 9. 手机与邮箱 | 如手机登录公司邮箱，设置锁屏并确认可远程退出 | 新人 + IT | ☐ |
| 10. 规矩 | 讲清不用前任账号、客户资料不走个人微信、可疑邮件先问；一页纸签收 | 老板 / 店长 | ☐ |
| 11. 记录 | 在账号清单里记下：谁、哪些系统、什么时候开通 | 老板 | ☐ |
什么时候该找人
远程、上门还是托管？
- 远程支持：新人账号创建、MFA、权限整理、设备加密检查、软件设置，大多数远程就能处理，也最快。按次收费 CAD $100/小时（最低 $50）。
- 上门支持：需要现场装机、接手旧电脑、多台设备与打印机 / 网络一起调整，或者要现场备份与换设备时。大温地区 CAD $20 上门费 + $100/小时。
- 月费托管：不想每次有新人入职、离职才临时找人，希望长期有人管账号权限、更新、备份和离职交接。CAD $120/用户/月起（最低 $600/月）；伙伴或老客户介绍 $95/用户/月起（最低 $500/月）。
我们的建议顺序是：先远程，需要时再上门，长期需求再谈托管，首次沟通免费。
首次沟通免费
新员工马上要入职，不确定怎么配？
把店里大概有几台电脑、几个人用、现在用 Microsoft 365 还是 Google，以及新人的岗位发给我们，先帮你判断是远程设置就够，还是需要上门。动手之前请先备份。
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